Organisation

Se lancer dans l’entrepreneuriat peut sembler intimidant, mais grâce aux bons outils, il est possible de simplifier la gestion et le développement de son activité. Que ce soit pour l’organisation, la communication ou la création de contenu, il existe des solutions gratuites qui permettent d’optimiser son travail sans exploser son budget. Voici 10 outils indispensables pour booster son business dès le départ.

Si tu ne me connais pas encore, je suis Imane, fondatrice de Lentrepreneuse Académie, un programme d’accompagnement à la création et au développement d’entreprise pour les femmes.

1. Booster son business grâce à une organisation optimale avec Trello

Trello est un outil de gestion de projets simple et visuel. Il permet de créer des tableaux, listes et cartes pour structurer son travail et suivre l’avancement de ses tâches, un atout clé pour booster son business en restant organisé.

2. Canva : Créer des visuels professionnels

Canva est un outil de conception graphique intuitif qui offre des modèles gratuits pour créer des publications sur les réseaux sociaux, des présentations, et bien plus encore. Un bon visuel peut faire toute la différence pour booster son business en attirant l’attention de sa cible.

3. Wave : Gérer sa comptabilité facilement

Wave est une solution gratuite pour la gestion de la comptabilité et des factures. Il permet de suivre ses finances sans compétences comptables avancées, ce qui est essentiel pour booster son business sans stress financier.

4. Google Drive : Stocker et partager ses documents

Google Drive offre un espace de stockage gratuit et des outils collaboratifs comme Google Docs et Google Sheets, idéaux pour travailler en équipe ou organiser ses fichiers, contribuant ainsi à une meilleure gestion pour booster son business.

5. Mailchimp : Lancer ses premières campagnes d’emailing

Mailchimp propose une version gratuite permettant d’envoyer des newsletters et de gérer une liste de contacts jusqu’à 500 abonnés. L’emailing reste un excellent levier pour booster son business en fidélisant ses clients.

6. Notion : Centraliser toutes ses informations

Notion est un outil tout-en-un qui permet de prendre des notes, organiser des bases de données, et structurer ses projets avec une interface personnalisable. Une meilleure organisation permet de booster son business plus efficacement.

7. Buffer : Programmer ses publications sur les réseaux sociaux

Buffer facilite la gestion des réseaux sociaux en permettant de programmer des publications sur plusieurs plateformes en une seule fois, un gain de temps non négligeable pour booster son business en restant actif en ligne.

8. Pexels & Unsplash : Trouver des images libres de droits

Ces deux plateformes offrent des banques d’images gratuites et libres de droits pour enrichir son site web ou ses réseaux sociaux avec du contenu de qualité. De belles images attirent plus d’engagement et permettent de booster son business facilement.

9. Zoom : Organiser des réunions en ligne

Zoom est un outil de visioconférence qui permet de communiquer facilement avec des clients ou des partenaires, même dans sa version gratuite. La communication fluide est essentielle pour booster son business en développant son réseau.

10. ChatGPT : Obtenir des idées et rédiger du contenu

ChatGPT est un assistant intelligent qui peut aider à la rédaction d’articles, d’emails et de posts pour les réseaux sociaux. Un contenu percutant et régulier est un élément clé pour booster son business en attirant de nouveaux clients.

En tant qu’entrepreneure débutante, il est essentiel de s’équiper des bons outils pour gagner du temps et optimiser son organisation. Ces solutions gratuites vous aideront à structurer votre projet et à booster son business avec plus de sérénité. Lancez-vous en testant ceux qui correspondent le mieux à vos besoins !

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À bientôt !

Imane

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Astuce : Prévoyez quelques jours sans travail du tout, même si cela signifie travailler plus avant ou après votre voyage. 

Quelques recommandations : 

• Ne partez pas sans assurance voyage et sans visa.
• Assurez-vous d’avoir tout ce dont vous avez besoin pour travailler dans vos bagages à main.
• Envisagez de rechercher plusieurs espaces de travail à l’avance.
• Assurez-vous que votre connexion wifi est disponible partout où vous allez.

Si vous vous lancez en tant que nomade digital, rappelez-vous qu’il est normal que votre voyage ne soit pas parfait, vous apprendrez sur le tas ! 

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Avec l’été qui approche, je vous donne mes conseils pour mettre son business en mode pilote automatique et bien préparer ses vacances quand on est entrepreneuse !

Parce que oui, c’est NORMAL de prendre du temps off, ce n’est pas une récompense 🤝

Je suis Imane, Juriste et créatrice de Lentrepreneuse, l’accompagnement à la création d’entreprises pour les femmes !

• Préparer un mail de réponse automatique pour annoncer ses vacances

Une des plus grosses sources de stress : la boite mail 🤯

Avant de partir en vacances, créez un mail automatique pour prévenir toutes les personnes qui essaieront de vous contacter en précisant votre date de retour. 

C’est rassurant pour eux et pour vous !

• Programmer ses publications à l’avance 

Si vous ne voulez pas totalement disparaître des réseaux sociaux pendant quelques temps, programmez à l’avance quelques posts pour qu’ils s’auto-publient. 

Pour ce qui ne peut pas être programmé (stories spontanées, réels..), pas de pression 😇

Vous pouvez le faire à l’aide d’outils comme Planoly ou le Creator Studio de Facebook. 

Vous pouvez tout à fait vous passer de ces formats le temps de vos vacances. Instagram ne pénalisera pas votre compte pour ça. 

• Prévenez vos clients ou mettez une bannière sur votre site 📣

Si vous êtes prestataire de services, prévenez vos clients de votre absence afin qu’ils sachent que vous traiterez leurs requêtes à votre retour. 

Si vous faites de la vente, prévenez sur votre site s’il faut compter un délai supplémentaire pour le traitement et la livraison des commandes.

Déconnecter pour de vrai 

Cliquez sur le bouton déconnecter d’Instagram pour une fois ! 

N’emmenez pas votre ordi ni votre téléphone pro sur votre lieu de vacances afin d’éviter les tentations ! 

Ca ne peut que vous faire du bien  🥳

Garder un œil sur son travail peut être tentant, mais essayez de vous accorder une vraie pause sans demi-mesure.

Préparer les finances de son entreprise avant le départ 

Vous le savez déjà, mais les micro entrepreneuses n’ont pas de statut salarié et donc… pas de congés payés.

Les vacances sont donc une période à anticiper afin d’assurer la santé financière de sa structure, pour compenser s’il n’y a pas d’argent qui rentre durant ce laps de temps.

Notamment pour les besoins en trésorerie.

Quand je dis anticiper, c’est mettre de l’argent de côté chaque mois en vue de votre prochain départ en vacances.

Idéalement, la somme épargnée doit pouvoir couvrir vos dépenses de vacances ainsi que les coûts habituels.

A lire également : Comment gérer sa comptabilité en micro-entreprise ?

Partir en vacances sans culpabiliser

Rappelez-vous que faire des breaks fait aussi partie du jeu 😏

Le moteur de votre entreprise, c’est vous ! 

Vous distraire et faire autre chose ne peut que rebooster votre énergie, votre créativité et votre santé mentale. 

Alors profitez du temps off bien mérité après tout le travail que vous fournissez toute l’année 😄

Concilier sa vie privée et l’entrepreneuriat n’est pas toujours une mince affaire, en particulier lorsque dans le couple, l’un(e) est entrepreneur(se) et l’autre est salarié. Autrement dit, deux cultures professionnelles bien différentes.

L’article d’aujourd’hui a pour but d’aborder la vie de couple entre une entrepreneuse et un partenaire qui est salarié. Il va tenter de répondre aux questions suivantes : 

Comment allier vie pro et perso en étant entrepreneuse ? 

Je suis Imane, Juriste diplômée et créatrice de Lentrepreneuse, l’accompagnement à la création d’entreprises pour les femmes !

Il y a, à mon sens, plus de points positifs que négatifs.

Voici les gros points positifs que je relève : 

• être libre de son emploi du temps. Cela a un impact positif sur le couple, du fait d’être en capacité de gérer et d’adapter son emploi du temps par rapport à sa vie quotidienne. Être flexible, pouvoir s’adapter à l’emploi du temps de son conjoint salarié. Notamment pour voyager et prendre des vacances, pouvoir se caler sur les dates de vacances dont son conjoint dispose.
• avoir quelqu’un qui a un regard extérieur à l’entrepreneuriat. Avoir un point de vue uniquement de quelqu’un qui est consommateur et non quelqu’un qui fait du business. C’est-à-dire qui va voir selon une perspective financière, stratégique et/ou marketing. Cela permet d’apporter un regard neuf. 
• Varier les sujets de conversation au sein du couple. Parler d’autres choses que de business est un luxe que certains couples d’entrepreneurs ont du mal à se permettre. Avoir une personne externe à l’entrepreneuriat, c’est la possibilité de faire autre chose, de s’aérer et de se vider l’esprit.
• Partager ses connaissances avec son partenaire et avoir un soutien sans faille.

Je tiens à mentionner tout de même certains points négatifs : 

• Être entrepreneuse, c’est (généralement) être passionnée par ce que l’on fait, pouvoir y passer des heures. C’est courant pour les porteuses de projet d’être prises dedans, d’être dans sa bulle. C’est quelque chose qui n’est pas facilement compris par quelqu’un d’extérieur qui ne vit pas le projet.
• Le partenaire se retrouve (parfois ? souvent ?) embarqué malgré lui dans les défis de l’entrepreneuriat à travers sa moitié : doutes, incertitudes, stress… 

Avoir son bureau à la maison présente un nombre indéniable d’avantages : 

• gain de temps : temps de trajet le matin, 
• une économie d’argent : pas de loyer à payer pour les locaux, pas de frais de déplacement
• le confort d’être chez soi.

Cela a cependant des impacts sur le couple : la vie professionnelle et personnelle est presque totalement mélangée, la frontière entre les deux est très floue.

Par exemple : être en coaching, le partenaire entend tout malgré lui.

Le fait d’être à la maison : le partenaire peut se sentir ok de venir, interrompre parfois une session de travail, dire quelque chose, se dire inconsciemment « elle est à la maison donc c’est ok”. 

L’environnement dédié n’existe presque pas : tu ne peux pas “laisser les problèmes au bureau” quand ton bureau est chez toi.

Les points négatifs sont également ressentis par le partenaire, qui lui : 

• “subit” l’environnement professionnel de l’autre : les rendez-vous, entendre les stories, la création de contenu… 
• est chez lui mais doit faire attention à tout ce qu’il fait. Par exemple le volume de la télé, ne pas claquer de porte, bruits de pas…

A lire également : Comment être productive en travaillant chez soi ?

• chez soi, avoir un bureau ou une pièce dédiée à son activité, si possible
• mettre des limites au temps de travail (pas plus de 8h par pour jour / plus de travail après 18h…) ; 
• noter ses idées mais ne pas s’y dédier ;
• travailler efficacement plutôt que longtemps : éliminer au maximum les distractions
• trouver son équilibre le plus tôt possible. 

J’espère que ces conseils vous aideront à mieux allier votre vie professionnelle et personnelle. Sachez que j’ai bien conscience que c’est plus difficile à dire qu’à faire.

J’ai moi-même adopté certaines habitudes depuis peu, alors que j’aurais dû le faire avant.

Essayez d’adopter un mode de travail sain le plus tôt possible, pour tenir sur le long terme !

Pour en savoir plus sur comment j’organise mon business, je vous invite à lire l’article « Comment j’organise mon business en interne »

Hello mes girlboss,

Aujourd’hui, on va parler d’organisation ! Personnellement en tant qu’entrepreneuse, j’aime toujours voir les dessous d’une entreprise, surtout des solopreneurs pour savoir ce qui se passe chez eux et comment ils s’organisent.

On me demande également souvent “comment je fais pour arriver à tout jongler” tout en développant une entreprise à +6 chiffres par mois. Je vous emmène donc dans les dessous de mon organisation.

Je suis cheffe d’entreprise, juriste à mon compte et j’ai une petite équipe à manager qui s’agrandit alors ça me demande une organisation millimétrée.

Je pense sincèrement que pour pouvoir se projeter sur du long terme, avoir une bonne organisation c’est primordial !

Une organisation qui va vous permettre de vous agrandir mais aussi de consolider ce qui existe déjà.

Organisation au mois

La première chose que je fais c’est de faire une organisation grossière à l’année. Pour le début d’année 2022, j’ai pris un calendrier et j’y ai noté les évènements importants de l’année que j’aimerais faire comme par exemple la masterclass en présentiel que j’organise le 12 mars. 

C’est quelque chose qui n’est pas fixe mais ça permet de me donner une ligne directrice toute l’année avec de nouveau challenge pour faire de nouvelles choses.

Sinon, on se laisse déborder par la gestion quotidienne de notre business.

Une fois que j’ai ma vision globale de ce que je vais faire mois par mois, je m’organise à la semaine.

Organiser son business à la semaine

Tous les dimanches soirs, j’organise la semaine qui arrive. Je vais sur Notion, c’est une application gratuite d’organisation.

C’est pour moi idéal pour être concentrée et mesurer mon avancée dans mon business.

Première étape : Quel est l’objectif prioritaire de la semaine ?

Ici, je choisis dans les objectifs du mois celui qui sera prioritaire cette semaine. Par exemple : avancer sur le nouveau programme en ligne.

Deuxième étape : je bloque tous les créneaux qui ne peuvent pas bouger.

Troisième étape : fixer les grosses tâches importantes de mes collaboratrices.

Pendant très longtemps je faisais tout toute seule et ça ne me permettait pas de me focaliser à 100% sur les tâches importantes pour moi, c’est-à-dire sur l’accompagnement de mes clientes. 

Aujourd’hui j’ai une personne qui s’occupe de la communication : mettre en ligne les podcasts, rédiger des articles de blog, faire des épingles Pinterest… Ce sont des tâches chronophage et qui ne nécessitent pas forcément ma présence.

Une autre personne pour le côté administratif : la création des dossiers CPF de mes clientes, suivi de l’assiduité sur EDOF, suivi des factures, réponse par mail.. 

Cela me permet de me focaliser sur l’essentiel car Lentrepreneuse, c’est un organisme de formation avec beaucoup d’administratif en interne.

Ensuite, une fois que c’est fait, on fixe des blocs de temps par thématique dans la semaine.

En général, ça donne ça :

• Lundi = création de contenu
• Mardi = suivi accompagnement
• Mercredi = journée projet – développement d’entreprise
• Jeudi = mise à jour accompagnement et préparer la semaine suivante 
• Vendredi = administratif.

Organisation à la journée

Maintenant que vous avez une vision globale de votre semaine (grâce à vos journées à thème), vous allez pouvoir organiser chaque journée. Promis, on a gardé les choses simples.

Pour être plus productive, je vous conseille de miser sur :

3 tâches prioritaires chaque jour, que vous vous engagez à faire quoi qu’il se passe.

Attention, 3 tâches prioritaires ne veulent pas dire : 1) créer une formation 2) écrire 10 articles et 3) prévoir vos posts réseaux sociaux sur un mois ! 

Il s’agit plutôt de finir un projet client, de créer un contenu et de répondre à un mail urgent. Restez réalistes.

Vous pouvez compléter votre to-do list avec des tâches moins prioritaires, mais évitez de surcharger vos journées. Au risque d’être déçues si vous ne pouvez pas tout finir…

J’espère que connaître mon organisation vous aidera à mieux organiser votre propre business et à voir plus clair dans tout ce que vous avez à faire.

N’oubliez pas de prendre du repos, votre santé mentale est le plus important !

A lire également : tous les articles productivité et organisation.

Merci d’avoir lu jusqu’ici et je vous dis à très bientôt !