Organiser son premier événement d’entreprise en présentiel peut sembler intimidant et c’est tout à fait normal ! Mais avec une bonne organisation, votre événement sera un succès garanti !
Cet article vous guidera à travers les étapes essentielles pour organiser votre premier événement d’entreprise de manière efficace et mémorable.
Si on ne se connait pas (encore), je m’appelle Imane. Je suis juriste d’entreprise diplômée et créatrice de Lentrepreneuse pour accompagner les femmes à la création d’entreprise !
Comment organiser son premier événement d’entreprise ? Définir les objectifs et le public cible
Avant de commencer la planification de votre événement, il est essentiel de définir vos objectifs. Que souhaitez-vous réaliser grâce à cet événement ?
Est-ce pour renforcer la relation avec vos clients ou lancer un nouveau produit ou renforcer les relations avec les clients ? Donc une fois les objectifs établis, identifiez le public cible pour adapter l’événement aux attentes et intérêts de votre audience.
Fixer un budget et établir un calendrier pour organiser son premier événement d’entreprise
Déterminez le budget disponible et allouez les ressources de manière judicieuse. Voici quelques charges à considérer obligatoirement : location de l’espace, la nourriture et boissons, l’équipement audiovisuel, les fournitures et/ou autres services professionnels.
Etablissez également un calendrier détaillé pour suivre les différentes étapes, y compris les dates limites pour les réservations et confirmation de présence…
Pour couvrir les dépenses, votre événement sera peut-être payant. Pensez donc à fixer le prix d’entrée et à estimer combien de personnes seront présentes pour voir si l’événement sera rentable ou non.
Trouver le lieu idéal pour son premier événement
La sélection du lieu est cruciale pour le succès de votre événement. Vous pouvez chercher du côté des hôtels et AirBnb ou espaces de coworking !
Assurez-vous que l’espace soit adapté à la taille de votre groupe et de pouvoir installer le nécessaire. Je vous recommande de visiter plusieurs lieux avant de prendre une décision et réservez-le assez tôt pour garantir sa disponibilité. Et aussi, pensez à négocier !
Élaborer un programme et choisir les intervenants
Créez un programme détaillé en incluant des temps forts tels qu’un discours d’ouverture, mais aussi des activités, des moments photos et des pauses réseautage.
Identifiez des intervenants pertinents qui peuvent ajouter de la valeur à votre événement. Cela peut inclure des conférenciers, des experts ou des professionnels qui peuvent partager leurs connaissances et/ou leur expérience.
Promouvoir votre événement
Une bonne promotion est essentielle pour attirer un public nombreux et pertinent. Vous pouvez utiliser une combinaison de stratégies de marketing pour maximiser votre portée.
Créez un page web dédiée à l’événement, utilisez les réseaux sociaux et votre liste email. Des partenaires, influenceurs, médias ou des personnalités invitées peuvent également aider à accroître la visibilité de votre événement.
Vous avez maintenant toutes les clés en main pour réaliser un événement réussi ! N’oubliez pas de rester flexible et de ne pas planifier une journée millimétrée à la minute près car des imprévus arrivent souvent… L’adaptation sera de mise.
Après l’événement, recueillez les commentaires des participants pour améliorer vos futurs événements. Bonne planification et bonne chance pour votre premier événement d’entreprise !