L’une des problématiques qui revient souvent dans mes messages privés sur Instagram : être plus productive.
Je reçois énormément de messages tels que : ”Je n’arrive pas à être productive…”, “Je fais tout et rien en même temps” et “Je ne suis pas organisée donc je n’avance pas…”
Si vous vous êtes reconnue dans l’une de ces phrases, sachez que l’organisation n’est pas innée, c’est une aptitude qui s’acquiert !
Cela demande du travail sur soi, de la rigueur et de la discipline (surtout au début) mais c’est tout à fait possible, croyez-moi ! Développer son organisation est une étape indispensable pour démarrer la création de son entreprise.
Retrouvez dans cet article mes 5 conseils pour être plus productive dans votre business !
1. Etre plus productive grâce à un outil de gestion
J’ai bien dit UN outil, donc si vous collectionnez les planners qui restent vides, un petit changement s’impose.
Avoir un outil de gestion vous permettra de :
1. Intégrer plus facilement vos (futurs) collaborateurs : vous êtes peut-être organisée dans votre joyeux bazar sur Google drive, mais mettez-vous à la place du/de la futur(e) personne qui intégrera votre entreprise !
Si vous pouvez faciliter son intégration en faisant ça, faites-le dès le début.
2. Centraliser toutes vos idées au même endroit : fini le temps perdu à chercher cette note dans votre téléphone avec l’idée de génie que vous aviez eu à 23h !
3. Avoir un suivi de vos actions passées : en un coup d’oeil vous aurez en tête les actions déjà réalisées, ce qui a bien marché, ce qui a besoin d’être amélioré etc.
Quel outil choisir pour être plus productive ?
Vous pouvez opter pour un outil digital ou papier : à savoir que le papier ne sera pas le plus optimal si vous avez des collaborateurs par la suite, mais au début c’est faisable.
Personnellement, j’utilise Notion et ça a révolutionné mon organisation. Je vous accorde que ce n’est pas évident de se faire la main au début, mais une fois que c’est fait ça vaut vraiment le coup !
Il existe de nombreuses vidéos sur YouTube pour organiser votre espace de travail, ainsi que des templates prêts à être utilisés, que vous n’avez plus qu’à compléter.
2. Optimiser l’organisation de vos tâches quotidiennes
Se fixer 1 ou 2 “grosses” taches par jour, pas plus
Si vous vous fixez des objectifs quotidiens trop ambitieux, vous aurez l’impression de ne pas réussir à suivre le rythme, de ne pas en faire assez… C’est tout l’inverse qu’il faut faire !
Fixez-vous 1 à 2 missions par jour, mais qu’elles soient réalistes et atteignables. Le but est que vous teniez la route sur la durée.
Commencer par le plus difficile
Pour certaines personnes, il est plus facile d’être productives le matin tandis que pour l’autre, c’est le soir.
Personnellement je recommande de réaliser sa “grosse” mission de la journée le matin.
Pourquoi ? J’estime que cela sera plus facile quand vous êtes pleines d’énergie, plutôt qu’après avoir mangé et que le fameux coup de barre se fait ressentir.
En plus, ce qui est fait n’est plus à faire !
Le piège qui vous empêche d’être plus productive : commencer une tâche tout en ayant la précédente en suspens
C’est le meilleur moyen de s’éparpiller ! Au final, vous resterez sur un sentiment d’inachevé, votre to-do list ne se verra pas plus allégée car vous aurez touché à tout mais rien n’aura été concrètement fini.
Résultat : la même to-do list vous attend le lendemain avec des projets éparpillés à finir.
3. Être plus productive en utilisant la méthode Pomodoro
C’est une méthode assez connue mais je la trouve très efficace :
Elle consiste à mettre un chronomètre de X minutes pendant lesquelles vous allez travailler sans distractions (votre téléphone posé loin, en mode ne pas déranger et mode avion !). A la fin du temps écoulé, vous vous accordez une pause de X minutes.
Attention, votre temps de travail et votre temps de pause doivent être proportionnellement raisonnables ! Si vous travaillez 25 minutes, ne vous accordez pas une pause de 30 minutes.
A l’inverse, si vous travaillez à fond pendant 2h, vous méritez plus de 5 minutes de pause ! Ça parait logique mais je préfère le préciser…
La méthode exacte est la suivante :
25 minutes de travail puis 5 minutes de pause.
Répéter cette session 4 fois puis prendre une grande pause de 30 minutes.
Bien entendu vous pouvez l’adapter !
4. Faire une semaine-type vous aide à être plus productive
Votre liste de choses à faire contiendra forcément des taches plaisantes à faire et d’autres un peu moins… Mais elles doivent tout de même être faites.
Se fixer des blocs de temps
Si vous avez tendance à repousser constamment certaines tâches (coucou l’administratif et la comptabilité), il est impératif de bloquer des temps dédiés à cela.
Vous n’aurez jamais le temps de le faire, à moins que vous preniez le temps. Car oui, on est toutes pareilles, on trouve toujours quelque chose d’autre à faire pour repousser le moment de s’y mettre.
Vous pouvez également rentrer dans le détail des journées pour les choses qui sont à faire quotidiennement. Par exemple :
- Dédier la première heure de votre journée à vos emails
- Traiter votre boîte de messages Instagram pendant 1 heure en fin de journée
- Préparer en brouillon votre publication du jour après votre pause-déjeuner
Créer sa routine
Petit à petit, vous allez installer cette routine business et les actions que vous avez à faire régulièrement deviendront des automatismes.
Par exemple, vous saurez que le lundi c’est création de contenu, le mercredi c’est formation et le vendredi est dédié à la paperasse.
Vous devez conditionner votre cerveau afin qu’il ne se pose même plus la question.
Laisser de la place à l’imprévu
Être organisée c’est bien, mais attention à la psychorigidité qui vous guette ! Planifier sa semaine à l’avance, OK, mais pas au millimètre près.
Vous devez tout de même laisser la place à l’imprévu, aux urgences qui pourraient survenir et à tout ce qui n’est pas de votre ressort : un déjeuner qui s’éternise, un client en retard, un problème technique…
Si un imprévu vient bouleverser votre planning plus carré qu’un défilé militaire, cela sera contre-productif et vous finirez encore plus stressée… Ce qui n’est absolument pas le but.
5. Faire une to-do list semaine et la répartir entre les différents jours
Vous l’aurez compris, je fonctionne beaucoup à la semaine.
Dans Notion, je me retrouve facilement avec une to-do liste aussi longue que mon bras, ce qui peut être effrayant…
Je prends alors chacune de ces tâches et je les répartis sur les 5 jours de la semaine, en fonction des priorités et du niveau de difficulté.
Par exemple, si je dois rédiger 3 articles de blogs par semaine, j’en rédige 1 par jour.
Si un épisode de podcast est prévu le mercredi, alors je répartis la création de visuels, la mise en ligne de l’épisode etc, en début de semaine.
On retrouve donc l’importance d’avoir une semaine type afin d’organiser la répartition des tâches préalablement, en fonction des besoins.
Enfin, décomposez votre to-do list en micro-tâches afin de donner l’impression à votre cerveau que c’est “plus facile”.
Par exemple : « Création de contenu » se décompose en :
- Post 1 Instagram
- Post 2 Instagram
- Filmer 1 réel
- Rédiger les descriptions
- Visuel story 1…
Cela permet également de ne rien oublier et de cocher uniquement ce qui a été fait.
Je conclus cet article par une citation que j’aime beaucoup : “Le succès est la somme des petites actions répétées tous les jours.”
J’espère que cet article vous a été utile et que les astuces données permettront de faciliter votre quotidien d’entrepreneuse.
N’hésitez pas à me dire en commentaire si vous en avez testé et quel a été votre ressenti.
Vous pouvez également m’écrire sur Instagram, j’adore lire vos retours !
Merci d’avoir lu jusqu’ici et je vous dis à très bientôt !